Problematik / Ausgangslage:

Sie müssen häufig Verträge erstellen. Um das Erfassen der Daten auch für ungeübte Word-Benutzer einfach zu halten, soll eine eigene Eingabemaske verwendet werden. In der Eingabemaske wird nur der Sachbearbeiter ausgewählt, alle dazugehörigen Informationen wie Funktionsstufe, Telefonnummer, Kurzzeichen etc. soll anschliessend automatisch eingefügt werden.
Der Vertrag selber besteht aus einem Original, einer Kopie für den Hausmeister und einer Archivausgabe. Diese drei Blätter sind bis auf die Kopfzeile identisch.

Unsere Lösung:

Word-Vorlage mit Formularfeldern für die einfache Positionierung der Texte, dazu einen Eingabedialog mit Registern zur Erfassung der Daten. Der Benutzer arbeitet nicht im Worddokument, sondern ruft über die Menüleiste das Formular auf.
Die weiteren Daten aller Mitarbeiter werden in einem separatem Worddokument (Tabelle) verwaltet.

Der Benutzer erfasst im ersten Register die Postanschrift und die Briefanrede

Im zweiten Register werden die spezifischen Daten zum Mietvertrag erfasst.

Im letzten Register wird der Sachbearbeiter, sowie die Personen für die Unterschriften ausgewählt.

Indirekt sind in diesen Auswahlboxen auch die restlichen Infos (Kurzeichen, Funktion, etc. ) zu jeder Person via Mitarbeitertabelle hinterlegt.

Mit einem Klick auf OK werden die drei Seiten des Vertrages abgefüllt.